L’organisation

Créée en 1992, Track Garantie inc. est spécialisée dans la protection mécanique pour véhicules et se démarque par son approche à la fois personnalisée et humaine. Track Garantie est un partenaire de confiance pour les marchands automobiles du Québec.

Notre équipe se compose de gens passionnés qui font vivre nos valeurs au quotidien; le respect, la bienveillance, l’intégrité, l’innovation et l’excellence.

Ensemble, nous visons plus haut pour aller plus loin.

À propos du rôle

Track Garantie est présentement en pleine croissance et planifie de faire la pénétration du marché de l'Ontario sous peu. Avec ceci vient naturellement un besoin grandissant d’embaucher de nouveaux employés parfaitement bilingues.

Vous êtes un coordonnateur, avec une passion pour l’industrie automobile?

Rejoignez une entreprise en pleine expansion où bienveillance, respect, intégrité, innovation et excellence sont au cœur de nos valeurs.

Nous recherchons un coordonnateur administratif rigoureux, proactif et polyvalent, capable de soutenir efficacement la direction générale tout en structurant l’organisation interne. La personne jouera un rôle clé dans la coordination inter-départementale, l’organisation du département administratif et la mise en place de processus solides pour accompagner la croissance de l’entreprise. 

 Responsabilités

Soutien à la direction 

· Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes (préparation de documents, gestion d’agenda, organisation de réunions, etc.);

· Préparer et structurer des rapports de performance et tableaux de bord destinés à la direction.

Coordination inter-départementale 

·   Assurer le suivi des tâches assignées aux divers départements (service à la clientèle, réclamations, développement des affaires, etc.);

·  Maintenir un lien constant entre les équipes pour assurer la progression fluide des projets internes.

Organisation du département administratif 

·  Structurer, organiser et optimiser les fonctions administratives de l’entreprise; 

·   Élaborer, documenter et implanter des processus administratifs clairs, efficaces et durables;

·   Mettre en place des outils de gestion et de suivi adaptés à la réalité d’une PME en croissance.

Gestion administrative 

·  Rédiger et mettre en page divers documents professionnels (procédures, communications internes, procès-verbaux, etc.);

·  Organiser les archives et assurer la conformité documentaire;

·  Assurer la fluidité des opérations administratives quotidiennes.

Ressources humaines 

· Collaborer avec les RH pour structurer et appliquer le processus d’accueil et d’intégration (onboarding) des nouveaux employés;

·  Soutenir la mise à jour des dossiers du personnel et des politiques internes. 

Gestion des outils et données 

·  Organiser et maintenir à jour; les bases de données internes (Excel, CRM, systèmes maison); 

·   Participer à l’amélioration des outils numériques et des méthodes de travail.

Qualités nécessaires pour s’épanouir dans ce rôle

Le candidat idéal fait preuve d’un grand sens de l’organisation et d’une rigueur exemplaire dans l’exécution de ses tâches. Il est capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances et en maintenant un haut niveau de précision.

Il démontre une forte autonomie et une excellente capacité à prendre des initiatives, où la proactivité est essentielle. Il sait anticiper les besoins de la direction et proposer des solutions concrètes pour améliorer les processus internes. 

Doté d’un esprit analytique développé, il est en mesure de structurer l’information, d’optimiser les méthodes de travail et de mettre en place des outils de gestion efficaces. Il possède également une grande capacité d’adaptation et fait preuve de flexibilité face aux priorités changeantes.

Le candidat se distingue par ses habiletés relationnelles et sa capacité à collaborer avec différents départements. Il communique de façon claire, professionnelle et diplomate, favorisant ainsi une coordination harmonieuse entre les équipes.

Enfin, il agit avec discrétion et professionnalisme, particulièrement dans la gestion d’informations confidentielles, et démontre un réel engagement envers la qualité et l’amélioration continue.

Ce que nous recherchons 

·         Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe ;

·         Expérience dans un rôle de coordination ou d’adjointe à la direction, idéalement en PME; 

·         Excellente capacité à structurer un service administratif et à formaliser des processus;

·         Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel;

·         Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et souci du détail;

·         Très bonne maîtrise du français parlé et écrit ; l’anglais est un atout.

Ce que nous offrons

·         Un milieu de travail qui encourage ton autonomie;

·         Télétravail 3 jours/semaine et 2 jours dans nos superbes bureaux à Saint-Hubert;

·         Conciliation travail – vie personnelle reconnue (détenteur du sceau Concilivi);

·         Assurances complètes (santé, dentaire, vision), payées à 50% par l’employeur;

·         Accès gratuit à la Télémédecine et à un Programme d’Aide aux Employés et à la Famille (PAEF);

·         REER collectif avec contribution de l’employeur;

·         Vacances avantageuses et 7 journées maladies;

·         Programme de reconnaissance pour souligner l’ancienneté;

·         Accès à la formation continue pour le développement professionnel ;

·         Comité mieux-être toujours actif – des initiatives concrètes toute l’année !

Envie de relever ce défi et de contribuer à nos projets de croissance ? Postulez dès maintenant et rejoignez une équipe qui valorise votre expertise et vos idées !

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

** Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.